報告書・レポート・議事録の書き方
■報告書とレポートの違い
報告書…客観的に事実を正確に伝えるための文書
レポート…客観的な事実に基づき個人の見解を交えてまとめた文書
■作成のステップ
１．読み手はだれか理解する（読み手が必要とする内容を捉える）
２．文書を発信する目的を理解する
３．読み手のレベルに合わせる（知識レベル、理解度）
４．構成を決める
―トップダウンの構成…先に項目を決めてから必要な情報を集める
―ボトムアップの構成…集めた情報を分類し、項目分けしていく
５．情報を集める
６．文書を書く
７．推敲する
―内容が目的にあってものなのか
―結論は矛盾していないか。
―文の論理的な繋がりはおかしくないか
―簡潔で分かりやすい表現になっているのか
自分には構成を決まる力と推敲する力が欠落していると感じている。
報告書を書く際に何から書けば良いのかわからない。書き出したものの内容が整理されておらず、項目ごとのまとまりがないことが多いように感じる。
内容を整理する力は、普段を読書などで今はどのような論点に対して筆者はどう述べているのか。また、その論点は全体の構成のうちどのような役割を担っているのか。などを考えながら読み進めることで養われると思う。
今までは本を読み切りことに主眼を置き、論点を理解しながら精読するという視点が抜けていたように感じている。
8/20 フリーアドレスについて
今日の気になるニュース
・WBSの特集で取り上げられていた渋谷の再開発について
近年渋谷では再開発によるオフィスの供給が増えており、一度は手ざまを理由に移転した大手IT企業が渋谷に回帰している。google、Denaなど...
その中で東急不動産は自社で開発を手掛けた渋谷ソラスタに入居し、テナント誘致の際のオフィスのショールームとしての活用も込めて利用する。
オフィスの各所には緑が配置されており、それによる生産性への影響を脳波データをもとに調査する。
オフィス内の映像を見て、うらやましいと思った。従業員の席が固定化されることによって職場の空気が固定化され澱んでしまうのは特に広い面積を使用する大企業における課題であると思う。と同時に従来の日本型の席配置は一定の合理性を持っており、同じ部署の者同士、情報共有がしやすいうえ、他社の電話内容も聞こえるため仕事の課題、進捗などもわかりやすい。
いわゆる日本の伝統な企業のオフィスは紙ベースの資料が中心で決裁も紙に印鑑をつくといったアナログ的な手法が多い中で、フリーアドレスにすることにより、紙資料の電子化、決裁手続きの簡素化もしくは電子化などが推進されるのではないかと考えられる。また、席配置における序列がなくなるため、よりフラットな組織構造になるのではないかと考える。ただし、管理職が行う部下の進捗管理等の管理業務が煩雑になるのではないかと考える。
裏を返せば、課内での業務共有の意味を込めて週一回ミーティングの場を設けるなどすれば、かえって従来よりコミュニケーションが活発になることも考えられる。
いずれにせよ、フリーアドレス制を取り入れることが採用されるような柔軟な組織であればそれらの問題の解決は容易いことなのかもしれない。
8/19
世間ではお盆休み明けの月曜日である今日、個人的には金曜日に仕事をしているので世間一般的なお盆休み明けの憂鬱さはなかったがやはり憂鬱だった。
堂島の地下街をいつも通り歩いていると、会社に行きたくないといわんばかりにだらだら歩く人もいれば、颯爽と抜き去っていく人もいる。
後者の人は会社に行くのが憂鬱ではないのだろうか。
そうであれば憂鬱でない理由を教えて欲しい。
休み明けの出社が憂鬱にならない職場はどんな職場なのか教えて欲しい。
会社に着くといつも通り、形式的な挨拶以外は一言も言葉を発さない静まり返った職場。こんな職場は働く場所としておかしいと思う。
仕事の根底にあるのはコミュニケーションだと思っていたが、この職場にはそのコミュニケーションが皆無である。
その場にいるだけで気分が落ち込む。
仕事をしてもまったく楽しくない。そもそも仕事に楽しさを求めること自体が間違いというのなら、その理由を教えて欲しい。
自分を押し殺していきたくない職場に行って、暗い気持ちになって、帰り路だけ少し気持ちが明るくなる。
週末はさらに気持ちが明るくなり、日曜日の昼頃から思い出したかのようにまた気持ちが落ち込み暗くなる。
この繰り返しだ。
自分の中で設定した１年間は我慢するという目標はなんとかクリアできたが、さて、この後はどうしようか。
このまま我慢し続ければそれが一番良い選択肢なのかもしれない。
残業も少なく、パワハラがあるわけでもない、ノルマを課されるわけでもない。
ただ、欠けているのはコミュニケーションとやりがい。
とりあえず何かを変えるために今の自分の気持ちを書き下ろした。
人生、前向きに明るく、楽しくいきたい。
人を動かす
前々から気になっていた1冊。古典的な内容かと思っていたが、エピソード話はリンカーンなど過去の偉人の逸話がメインであるが、その内容は現代にも通ずる普遍的な内容であり、非常に興味深いものであった。
人を動かす原則
１．盗人にも五分の利を認める
相手を非難することでは何も生まれない。
ある動物実験では、良いことをした場合にほうびやる場合と、悪いことをしたときに罰を与える場合を比較したところ前者の場合のほうが、はるかに物事をよく覚え、訓練の効果が上がることが実証された。
相手をどんなに非難しても、自分が悪かったといわせることは出来ず、相手は自分の立場を正当化しようと躍起にならせ、「どう考えてもああするしかなかった」と言わせるだけになる。
人を批判したり、非難したり、小言を言ったりすることはどんな馬鹿者にもできる。
そして馬鹿者に限ってそれをしたがる。
ジェット機の整備ミスのおかげで、飛行中に両エンジンが停止した。普通であれば整備したものを呼びつけ激しく叱責するところを、フーヴァーは「君は二度とこのようなミスをしないと確信している。確信している証拠に、明日私のf-51機の整備を任せよう」と言葉をかけた。”偉人は小人の扱い方でその偉大さを示す。”
【相手を非難する代わりに、相手がそうするに至った経緯を理解するように努める。】
２．重要感を持たせる
人を動かす秘訣はただ一つしかない、それは自ら動きたくなる気持ちを起こさせること。
人間が持つ欲求のうち、自身で満たすことが難しく、満たされることがめったにない欲求が「自己の重要感」であり、この心の渇きを満たすことで他人の心を自己の手中に収めることが出来る。
他人の長所を伸ばすにはほめることと、励ますことが必要。人を働かせるためには激励が必要。
人の気持ちを傷つけることで、人間を変えることは不可能。
「どんな人間でも何かの点で私より優れている。―私の学ぶべき何かをもっているという点で」
【率直で誠実な評価を与える】
３．人の立場に身を置く
「釣り針には魚の好むものをつけるに限る」
我々は自分の好きなものに興味を持つが、他人のそれには興味を持たない。
だからこそ、人を動かす唯一の方法は、その人の好むのものを問題にし、それを手に入れる方法を教えてやること。
人間の欲求は心から生まれる。だから人を動かす最善の方法は、相手の心のなかに強い欲求を起こさせること。
鉄鋼王アンドリューカーネギーは、甥に手紙の返事をくれと書かずに返事を書かせた。
→追伸に2ドルずつ同封すると書いて、実際は同封しなかった。
相手の立場に身を置き、相手の立場から物事を考える。
自分の欲求を口にするのではなく、相手のメリットを伝えることで、相手に欲求をお粉さることが必要。
・ホテル使用料のやりとり
・トラックの荷物搬入時間のやりとりなど
【強い欲求を起こさせる。】
出世するなら会社法
タイトルの出世するならではなく会社法に惹かれて購入した1冊。
サラリーマンをするうえで会社が規制を受ける会社法を概要だけでも理解できれば今後の役に立つかもしれないと考えている程度だったが、読み進めると普段新聞で目にする用語で、ちゃんと意味を理解していない単語の理解につながった。
例えば、MBO
株式公開企業が株式を非公開化するときに用いられる手法で、投資ファンドなどと組み、株式の非公開化をする企業の株を買い占め完全子会社化し、非公開化する手法。
具体的には、
A社（株式非公開化企業）の経営者が、X社（ex.投資ファンド）と組み、B社（A社株式の購入を目的とする会社）を設立する。
B社はA社株式のTOBを行い、総議決権の2/3以上の株式を取得し、A社を子会社化する。
そのうえで、B社株とA社株の株式交換を実施し、A社を100％子会社とする。株式交換の際には交換比率を調整し、少数株主に対してはY社株式が1株に満たない端数となるように交換比率を調整し、端数分については現金による交付を行い少数株主を締め出す。
一口にMBOといっても、株式を非公開化する際の手法がいくつかあり、非常に興味深いと感じた。B社の株式交換の際は、すべての残存株主に対して、株式が端数となるように調整し、現金による交付を行うのは基本であるのか疑問に思った。
やはり自分は経営学に興味があったのだと再認識できた一冊であった。
ファイナンス理論を詳しく学んでみたい。
仕事と心の流儀
働く意味を考え、自分はどのように働きたいのかを改めて考えさせられた。
勝者と敗者を分けるのは、心の強さと平常心。
心の強さは日々の地道な努力により養われるものであり、自分はこれだけ努力してきたという自負心が、肝心なところでの平常心につながる。
自分はこれ以上ベストを尽くせないと思うほど鍛錬すれば、いざ本番を迎えたときに自分は普段通りのことをするだけだ。それで無理であれば仕方ないと思える境地に至ることが出来る。そうなれば、試合会場で周りの選手が皆強そうに見え気持ちで負けるようなことは起こりえない。
1つの重大が起こるまでには、30の軽微な事故が起きており、さらにその背後には300回のヒヤリ、ハットするような小さなミスが起きているという法則。
重大な事故を起こさないためにも小さなミスを起こした時点で、反省し改善する必要がる。失敗を報告し、叱責を受けても重大な事故を防いだと前向きにとらえてくよくよ悩む必要はない。
問題が多いことを喜べ。それは懸命に生きている証だ。
問題も見方を変えれば問題でなくなることもある。
赤字の部署に送られても左遷でなく、立て直しを期待されている。
人は仕事により磨かれる。
厳しい職場で辛い思いをすれば、弱い人の立場に立ち物事を考えられるようになる。「問題」ではなく「好機」とらえるべき。
能力や適性に大差はなく、努力したかどうかで決まる。
DNAの99.9％は誰しも同じであり、人間としての個体差はわずか0.1％に過ぎない。だから人間の能力や適性に大差は無い。自分の能力を伸ばせるか、才能を開花させることができるかはその人の努力次第。
「完成してから任せず、未熟なうちに任せなさい。」 宮大工 西岡常一
未熟なうちに任せれば本人は能力不足を自覚し、懸命に努力して成長していく。
成熟した状態で任せると、本人に驕りが出て能力を発揮できない。
少数派の意見者は、自分が少数派だと知ると孤立を恐れて沈黙する。
逆に、自分が多数派だと知れば、いままで以上に声高になる。
すると少数派の意見は多数派の意見に押されてますます意見が言えなくなる。
その結果、多数派の意見が実態より支持されているように見える。
努力の差は2：6：2の法則に現れる。
上位20％が高い生産性で会社を引っ張り、
中間の60％がそこそこの水準で上位20％に付いていき、
下位20％は生産性が低い。
人間の構成してる全ての組織に当てはまる。
上位20％と中間６０％の差は情熱と気力の差である。
夢をかなえるぞう
印象に残った箇所
一流の人間はどんな状況でも結果を出すから一流。
なぜ結果をだせるのか？
それは、事前に綿密な準備を行い、考えらえる如何なる状況を想定して物事に取り組んでいるからである。
確かに、仕事をするうえで必要なことは、8割が事前の段取りと聞いたことがある。これは全くその通りで、起こりうるあらゆる事象を想定して事前に対処もしくは準備しておくことであるという点で段取りと共通しており共感を得た1文であった。
「一番大事な身近な人を喜ばせる」
これについても、普段意識して取り組まないとできないことである。
身近になればなるほど、親しくなればなるほど、相手が優しければ優しいほど、その関係性に甘えてしまい喜ばせるどころか、助けてもらうことが増えているのかもしれない。人との付き合い方を改めて考えさせれた一文。
（ロベルト・ゴイズエタはコカ・コーラの状況について毎日ウォーレンバフェットに報告していた。）
「人は自尊心を満たしてくれる人に集まる」
人の良いところを見るようにしなさいと言われてきたが、その根本にある理由がこれなのかもしれない。人の良いところを褒めることで相手の自尊心が満たされ、一緒に話をしたい、また会いたいなど思われるようになるのではないか。
（鉄鋼王 アンドリュー・カーネギー 吸収した会社の名前を存続させた。）
