報告書・レポート・議事録の書き方

■報告書とレポートの違い

報告書…客観的に事実を正確に伝えるための文書

レポート…客観的な事実に基づき個人の見解を交えてまとめた文書

■作成のステップ

１．読み手はだれか理解する（読み手が必要とする内容を捉える）

２．文書を発信する目的を理解する

３．読み手のレベルに合わせる（知識レベル、理解度）

４．構成を決める

　　―トップダウンの構成…先に項目を決めてから必要な情報を集める

　　―ボトムアップの構成…集めた情報を分類し、項目分けしていく

５．情報を集める

６．文書を書く

７．推敲する

　　―内容が目的にあってものなのか

　　―結論は矛盾していないか。

　　―文の論理的な繋がりはおかしくないか

　　―簡潔で分かりやすい表現になっているのか

自分には構成を決まる力と推敲する力が欠落していると感じている。

報告書を書く際に何から書けば良いのかわからない。書き出したものの内容が整理されておらず、項目ごとのまとまりがないことが多いように感じる。

内容を整理する力は、普段を読書などで今はどのような論点に対して筆者はどう述べているのか。また、その論点は全体の構成のうちどのような役割を担っているのか。などを考えながら読み進めることで養われると思う。

今までは本を読み切りことに主眼を置き、論点を理解しながら精読するという視点が抜けていたように感じている。